Cómo cumplir con el tiempo marcado y evitar posibles retrasos en los proyectos tecnológicos
Todos los proyectos tecnológicos tienen tendencia a desviarse de forma natural respecto a la previsión inicial. Es como una ley no escrita que sucede irremediablemente.
Cuando ocurren desviaciones es cuando el gestor del proyecto debe utilizar sus habilidades para corregir la demora y encauzar de nuevo el proyecto para que siga el curso previsto.
Aunque un proyecto se desvíe no significa que vaya a acabar atrasándose.
Las razones por las que se producen desviaciones en los proyectos tecnológicos son múltiples. Aunque no existe una fórmula mágica para corregir los desajustes, sí podemos realizar un control y seguimiento periódico. Así se podrán detectar con suficiente antelación y poder tomar decisiones para que el proyecto termine “on time”.
Las metodologías ágiles gracias a los “sprints” periódicos favorecen estos puntos de control y seguimiento para conocer en qué punto se encuentra el proyecto en todo momento.
A continuación, mencionaremos algunas causas por las que se pueden atrasar los proyectos tecnológicos y consejos que nos ayudarán a estar alerta:
El proyecto se inicia más tarde de lo previsto, pero la fecha de entrega es inamovible
El gestor en este caso tiene tarea difícil para corregir el rumbo sin incrementar el equipo de trabajo. De ser así, aumentar el equipo supone sacrificar rentabilidad.
Cuando esto ocurre hay que utilizar las dotes de negociación con el cliente para intentar llegar a un acuerdo en que proveedor y cliente salgamos ganando.
La curva de aprendizaje
En los equipos de desarrollo de proyectos tecnológicos siempre hay compañeros más experimentados que otros. Esto provoca que en las primeras semanas del proyecto se avance a un ritmo más lento que el previsto.
Es aconsejable establecer una fecha límite en la que el proyecto debería haberse autocorregido y que, en caso contrario, todavía exista margen de maniobra para intentar corregir el rumbo. La curva de aprendizaje también impacta a lo largo de la vida del proyecto cuando hay que sustituir a algún miembro del equipo por otro.
Bajo rendimiento del equipo
Esta es sin duda la desviación más difícil de corregir. Mantener un equipo motivado y a pleno rendimiento no es tarea fácil.
Por este motivo, es importante que el gestor del proyecto piense y lleve a cabo una solución adecuada para cada persona. A algunos les motivará tener más responsabilidad, a otros un reto que les saque de su zona de confort, otros ser escuchados y tenidos en cuenta, etc.
Asumir pequeños cambios no previstos
Los cambios a lo largo de la vida de los proyectos tecnológicos, aunque necesarios y normales, siempre tienen un impacto.
En este caso hablamos de un impacto pequeño, pero se debe ser cauteloso al asumir muchos pequeños cambios porque se convierten en un gran cambio y por lo tanto en una desviación importante.
Pillarse los dedos
Esta expresión se utiliza cuando se ha previsto un esfuerzo menor que el que se necesita realmente para realizar el proyecto. A veces por no preguntar suficiente al cliente en las etapas iniciales, o por prisas, se hacen supuestos erróneos de algunos aspectos del proyecto.
Este caso es parecido al primer caso planteado, sin añadir personas al equipo será tarea difícil cumplir los plazos. Cuando se da este caso, hay que poner a cada persona a hacer lo que mejor sepa hacer (diseñar, maquetar, documentar, programar, testear, etc.) y no que una persona realice todas las labores end-to-end. Este es precisamente el enfoque de nuestros equipos de trabajo para buscar la máxima eficiencia.
Sé transparente con tus cálculos y no te engañes a ti mismo.
En definitiva, si eres gestor de proyectos tecnológicos un proyecto o vas a serlo, establece puntos de control en la planificación en los que puedas comparar la previsión inicial respecto al grado de avance actual, relaciónate a menudo con el equipo de desarrollo para palpar por ti mismo el ambiente de trabajo. Comparte la situación del proyecto con el equipo, con el cliente y con tus responsables, pide ayuda si la necesitas y toma decisiones.
